Komunikacja i prezentacja

Wśród osób zajmujących najwyższe stanowiska w hierarchii pracowników, od których zależy przygotowanie planu pracy, rozdzielenie jej pośród swoich pracowników i ustalenie które osoby biorą na siebie większą odpowiedzialność oczekuje się, że będą posiadały umiejętność komunikacji na wysokim poziomie. Dlaczego właśnie komunikacja może być najważniejszym czynnikiem decydującym np. o środowisku pracy lub jakości przekazywanych informacji w obrębie danej firmy? Sztuka prawidłowego komunikowania się z innymi ludźmi, poparta szczerym i rzetelnym nakładem pracy oraz umiejętnie prowadzone rozmowy czy też dobrze zorganizowane spotkania przed czy po pracy, mające za zadanie nakreślić pracownikom jaką pracą będzie się nasz zespół zajmował, potrafią zmotywować podlegające nam osoby do wzmożonego wysiłku np. nad projektem którym się zajmują. Książka „Komunikacja i prezentacje według Johna Adaira” przedstawia najważniejsze punkty prawidłowo przeprowadzonej konwersacji zarówno na płaszczyźnie pisma, rozmowy w cztery oczy czy też telefonicznej.

Komunikacja to „proces wymiany znaczeń między ludźmi za pośrednictwem wspólnego zestawu symboli (np. języka).” Komunikacja pomiędzy poszczególnymi osobami może przebiegać na różnych płaszczyznach, nie musi koniecznie odbywać się w cztery oczy. Używanie pisma (np. przy sporządzaniu raportu) to też sztuka komunikacji, i tylko od nas zależy, czy będziemy posługiwać się znanymi nam symbolami w sposób wybitnie zrozumiały, czy też stworzymy coś bardzo mglistego z niejasnym przekazem. Koncentrując się jednak tylko na piśmie bądź swoim głosie, zapominamy, że nasze ciało wręcz krzyczy, przesyłając komunikaty tzw. mową ciała. Do tego należy zaliczyć:

-Gestykulację

- Kontakt wzrokowy

-Ton głosu

-Wygląd

-Wyraz twarzy

-Postawa

-Bliskość

-Ustawienie głowy

Jakie aspekty możemy zaliczyć do dobrej komunikacji? Będą to np. umiejętność słuchania swojego rozmówcy, umiejętność czytania i pisania ze zrozumieniem, nieunikanie i odpowiednie prowadzenie dyskusji i sporów, dobrze poprowadzone wystąpienia ustne i prezentacje, rozmowy ze swoimi pracownikami sam na sam, prowadzenie zebrań, stworzenie w firmie dobrej atmosfery i ułatwienie tym komunikacji w jej wnętrzu. Oprócz tego należy wiedzieć, jak poprowadzić zebrania i odprawy.

Co jest najważniejsze w przekazie werbalnym? Do najistotniejszych aspektów zalicza się jasność wypowiedzi, używanie zrozumiałych, codziennych zwrotów, mówienie z pamięci, kontakt wzrokowy utrzymywany ze swoim rozmówcą (a jeśli jest to przemówienie, to umieszczanie swojego spojrzenia na kilku wybranych osobach, z każdej strony sali), naturalność w zachowaniu i płynność w wymowie. Dobry mówca dobrze zna swój głos. Wie, kiedy zrobić pauzę, jaki ton głosu przyjąć aby wywołać zamierzony efekt (zdziwienie, podkreślenie konkretnego faktu, wywołanie wzruszenia). Naturalne zachowanie, spacerowanie po sali podczas mówienia może odprężyć słuchaczy, którzy skoncentrują się na słuchaniu i analizowaniu tego, co staramy się im przekazać. Jasność i klarowność wypowiedzi jest jednym z najważniejszych aspektów przemówienia. Skoncentrować jest się najlepiej na tym co trzeba powiedzieć, potem to co warto i to co można. W ostateczności z tych dwóch ostatnich można zrezygnować. Dzięki takiemu podzieleniu wypowiedzi uzyskuje się efekt zwięzłości, a słuchacze otrzymują pełny obraz tego, co chce się im przekazać. Aby jednak móc poprowadzić w taki sposób prezentację, należy się do niej przygotować. Ważna jest dokładna znajomość tematu o którym mamy mówić, odwiedzenie przynajmniej raz miejsca w którym będziemy przemawiać (o ile jest to oczywiście możliwe), przygotowanie wypowiedzi poprzez odpowiedzenie sobie na pytania zaczynające się od „kto”, „co”, „gdzie”, „kiedy”, „jak” oraz „dlaczego”.

Jeżeli jednak rozmawiamy z kimś na osobności, to oprócz samego klarownego przekazywania swoich myśli, ważne jest również umiejętne słuchanie. Każdy z nas ma wrażenie, że o ile słyszy to, co ktoś mówi, to wie jednocześnie o czym mówi. Jednak niekiedy może się zdarzyć, że bardziej koncentrujemy się tym, co sami mamy do powiedzenia i gdy tylko zdarzy się luka w wypowiedzi naszego rozmówcy, sami rozpoczynamy swoje przemówienie, czym jednocześnie spychamy na margines informacje przekazywane nam podczas rozmowy, a które jednak mogą okazać się dla nas przydatne. Słuchanie przypomina czytanie ze zrozumieniem – wymaga intelektualnego wysiłku, aby na bieżąco analizować sens wypowiedzi drugiej osoby. Aby jednocześnie zachęcić naszego rozmówcę do dalszego mówienia, należy dawać mu do zrozumienia, że cały czas słuchamy – zadawanie pytań adekwatnych do tematu wypowiedzi w sposób naturalny przedłuża tą wypowiedź i jednocześnie potwierdza fakt, że zaangażowaliśmy się w to, co ktoś ma nam do przekazania. Jest kilka kategorii pytań, jakie możemy zadać – pytania typu tak-nie, zamknięte, pytania otwarte, naprowadzające, sugerujące odpowiedź, podpowiadające, sondujące, odbijające, i na końcu pytania typu „co…, jeśli…?” . Oczywiście nie możemy z góry się przygotować pod tym kątem do rozmowy – użycie konkretnego typu pytania wymaga naszej intuicji – nie możemy używać pytań które mogą np. kogoś urazić.

Co natomiast mamy zrobić, jeśli jesteśmy pracownikiem który ma za zadanie stworzyć raport podsumowujący jakiś wyjątkowo skomplikowany projekt, w którym należy uwzględnić szczegółowe tabele, wykresy, etc.? Autor książki słusznie zauważa, że sztuka poprawnego formułowania myśli odnosi się jednakowo zarówno do przemawiania jak i do pisania – więc pisząc raport należy zadbać o kilka aspektów. Zadbać trzeba o przejrzystość tekstu – wszelkie tabele można umieścić w załączniku do raportu zamiast w środku tekstu. Zadbać należy też o treść, styl, ton, strukture i skład. Dlatego lepiej jest sobie wcześniej przygotować projekt tego, co chcemy napisać, w taki sposób, aby tekst był jasny, prosty, żywy zwięzły a jednocześnie w pełni wyczerpywał cały temat. Autor przygotował dla czytelnika garść porad, dzięki którym możemy ocenić jakość naszego raportu – są to między innymi:

·Wypisz najważniejsze punkty w postaci krótkich, zwięzłych paragrafów

·Zamieść szczegółowe dane w załączniku

·Na piśmie przedstaw tylko nagłówki i rozwiń je później ustnie

·Unikaj niejasnych, bełkotliwych sformułowań; w miarę możliwości używaj stylu dalekiego od formalnego

·Pamiętaj też, że zwięzłe sformułowanie treści sprzyja jasności myślenia

Są to porady które autor zaczerpnął od Churchilla, który znany był z tego, iż wymagał jasnych, prostych i klarownych raportów, zamiast takich, w których używano formalnego języka utrudniającego zrozumienie przekazu.Na podstawie zasady, że należy wyrażać się krótko i na temat, można ustalić kilka praktycznych zaleceń dotyczących używanego słownictwa. Wyrażenia, jakie mamy wybierać według autora:

·Raczej znane niż wyszukane

·Raczej konkretne niż abstrakcyjne

·Raczej nieskomplikowane niż wielowyrazowe

·Raczej krótkie niż długie

·Raczej rodzime niż pochodzenia obcego.

Dlaczego jest to tak ważne? Ludzie z którymi współpracujemy oczekują od nas, że będziemy im raczej pomagać w wykonaniu konkretnego zadania, niż im przeszkadzać czy raczej utrudniać wykonanie pracy. Tego samego przecież oczekujemy od innych osób z którymi współpracujemy w obszarze jednej firmy.Nasz pracodawca oczekuje efektywnej współpracy, a inna jest atmosfera w pracy gdy zespół wykonuje swoje zadania w zadowalający sposób.

Dochodzimy w tym momencie do zagadnienia dyskusji i sporów prowadzonych w oparciu o informacje dotyczące np. nowej transakcji. Dobrze poprowadzona dyskusja może przynieść wiele dobrego dla firmy – w czasie „burzy mózgów”, gdy każdy ma coś do powiedzenia, rodzą się nowe pomysły czy metody rozwiązania konkretnego problemu. Należy jednocześnie przestrzegać pewnych zasad w trakcie prowadzenia dyskusji – nie wolno np. stosować argumentacji opartej na analogiach, bo one wcześniej czy później zostaną obalone, lub sprowadzania wniosków do niedorzeczności. Jak pisze autor, przykładem tego ostatniego może być „przekonanie zarządu firmy, że mniejsze zatrudnienie oznacza niższe koszty, więc aby osiągnąć maksymalną efektywność, należałoby zwolnić wszystkich pracowników. Wyciąganie wniosków na podstawie sztywnej logiki często prowadzi do nonsensu.” Nie wolno również stosować argumentów ad person, czy argumentowanie że podjęcie decyzji jest niemożliwe.

VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0 (from 0 votes)

Napisane przez:

Jeden komentarz do “Komunikacja i prezentacja”

  1. 26/08/2010 o godz. 14:19, Artur Suchożebrski pisze:

    Przeglądając Państwa stronę internetową doszedłem do wniosku, że mogę wzmocnić Państwa doskonałą kadrę trenerską o swoją ” nieskromną” osobę. Chciałbym zaproponować Państwu swoje usługi w zakresie prowadzenia szkoleń. Moje wieloletnie doświadczenie zamieściłem na http://www.arss.pl lub prześlę Państwu na emaila zwrotnego po wstępnym zaakceptowaniu mojej propozycji. Pozdrawiam Artur S. Suchożebrski

    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Zostaw komentarz

XHTML: Możesz użyc następujących znaczników: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

RSS AVENHANSEN – Najbliższe szkolenia

  • ASERTYWNOŚĆ. Trening budowania profesjonalnej postawy w sytuacjach zawodowych i pewności siebie w sytuacjach prywatnych
    Termin: 2019-01-24 - 2019-01-25Do udziału w szkoleniu zapraszamy osoby zainteresowane doskonaleniem praktycznych umiejętności związanych z asertywnością w sytuacjach zawodowych. Po szkoleniu uczestnicy będą: potrafili odróżnić zachowania asertywne od agresywnych i uległych, potrafili budować pozytywne relacje międzyludzkie oparte na zaufaniu i wyrażaniu włas […]
  • Zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności
    Termin: 2019-01-28 - 2019-01-29Szkolenie przygotowane zostało w formie warsztatów aktywizujących uczestników, dzięki czemu będą oni mieli szansę praktycznego ćwiczenia zdobytej wiedzy. Po szkoleniu uczestnicy będą: znali podstawowe zasady zarządzania czasem potrafili ustalić priorytety zgodnie z przedstawionymi zasadami potrafili efektywnie zaplanować szereg […]
  • Kodeks Pracy po nowelizacji z uwzględnieniem najnowszych zmian
    Termin: 2019-01-28 - 2019-01-28Szkolenieadresowanejest do osób pracujących w działach kadrowo-płacowych i księgowych. Zapraszamy również na zajęcia osoby, któremają na celu swój rozwój zawodowy, a wiedza przekazywana na zajęciach może się do tego przyczynić. Cechą charakterystyczną naszych zajęć odróżniającą od innych oferowanych na rynku jest ich indywidual […]
  • Skuteczny specjalista działu zakupów
    Termin: 2019-01-28 - 2019-01-29Celem szkolenia jest rozwój wiedzy i umiejętności z zakresu organizacji pracy działu zakupów oraz technik negocjacji zakupowych. Zagadnienia poruszane na szkoleniu obejmują obszary optymalizacji zakupów na potrzeby organizacji oraz przygotowanie i przeprowadzenie efektywnego procesu negocjacyjnego. Zastosowanie metod i technik […]
  • FIDIC - praktyczne metody zastosowania przy realizacji projektów
    Termin: 2019-01-28 - 2019-01-29Szkolenie będzie prowadzone w formie prezentacji PP z omawianiem kluczowych kwestii problemowych. W trakcie szkolenia będą udzielane odpowiedzi na pytania uczestników oraz omawiane studia przypadków. W zależności od zapotrzebowania, możliwe są praktyczne warsztaty we wszystkich aspektach szkolenia. Uzupełnieniem wskazanych meto […]
  • RODO - jak właściwie zabezpieczyć firmę - specjalistyczne szkolenie w zakresie wdrożenia RODO i przepisów krajowych
    Termin: 2019-01-28 - 2019-01-28Obowiązująca od 2018 r. duża nowelizacja w zakresie ochrony danych osobowych stanowi ogromne wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców, ale dla każdego, kto przetwarza dane osobowe. Jest ona wynikiem wdrożenia do porządków państw członkowskich ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Najdalej idące zmiany przewidziane […]
  • Komunikacja interpersonalna z elementami inteligencji emocjonalnej – świadome komunikowanie, zarządzanie emocjami i stresem
    Termin: 2019-01-29 - 2019-01-30Panowanie nad swoimi emocjami i właściwa komunikacja wspomagają prawidłowe relacje interpersonalne. Inteligencja emocjonalna odpowiada za Twoją umiejętność kontrolowania uczuć i emocji, pozwalając na podejmowanie dojrzałych i rozważnych decyzji opierających się na logice i rozumowaniu. Podczas praktycznych warsztatów poznasz ja […]
  • Instrukcja Kancelaryjna dla Urzędników - Warsztaty
    Termin: 2019-01-30 - 2019-01-30Korzyści dla Uczetników szkolenia: Uczestnicy zapoznają się z zasadami procesu tworzenia prawa wewnętrznego, przybliżone zostana zagadnienia związane z organizacją obiegu korespondencji, czynności kancelaryjnych, trybu przekazywania dokumentacji akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego lub składn […]
  • Nowoczesne formy marketingu
    Termin: 2019-01-30 - 2019-01-31Szkolenie z nowoczesnych form marketingu ma, przede wszystkim, na celu przedstawienie uczestnikom alternatywnych metod i narzędzi marketingowych, dzięki którym podniosą efektywność dotarcia do odbiorców bez dużych nakładów finansowych. Cele szkolenia: Zdobycie wiedzy na temat różnic pomiędzy „tradycyjnym” marketingiem a marketi […]
  • Zarządzanie reklamacjami - aspekty prawne
    Termin: 2019-01-31 - 2019-01-31Wraz z przystąpieniem Polski do UE umocniła się pozycja konsumenta (kupującego) oraz wzrosła odpowiedzialność producenta za produkt wprowadzany do obrotu. Cel szkolenia: Celem proponowanego szkolenia jestnabycie przez uczestników, praktycznych umiejętności w zakresie realizacji procedur reklamacyjnych i dochodzenia roszczeń w z […]

Szkolenia otwarte

Szkolenia w miejscowości:

Kraków

Warszawa

Poznań

Wrocław

Zakopane


Artykuły

qrcode