Komunikacja i prezentacja

Wśród osób zajmujących najwyższe stanowiska w hierarchii pracowników, od których zależy przygotowanie planu pracy, rozdzielenie jej pośród swoich pracowników i ustalenie które osoby biorą na siebie większą odpowiedzialność oczekuje się, że będą posiadały umiejętność komunikacji na wysokim poziomie. Dlaczego właśnie komunikacja może być najważniejszym czynnikiem decydującym np. o środowisku pracy lub jakości przekazywanych informacji w obrębie danej firmy? Sztuka prawidłowego komunikowania się z innymi ludźmi, poparta szczerym i rzetelnym nakładem pracy oraz umiejętnie prowadzone rozmowy czy też dobrze zorganizowane spotkania przed czy po pracy, mające za zadanie nakreślić pracownikom jaką pracą będzie się nasz zespół zajmował, potrafią zmotywować podlegające nam osoby do wzmożonego wysiłku np. nad projektem którym się zajmują. Książka „Komunikacja i prezentacje według Johna Adaira” przedstawia najważniejsze punkty prawidłowo przeprowadzonej konwersacji zarówno na płaszczyźnie pisma, rozmowy w cztery oczy czy też telefonicznej.

Komunikacja to „proces wymiany znaczeń między ludźmi za pośrednictwem wspólnego zestawu symboli (np. języka).” Komunikacja pomiędzy poszczególnymi osobami może przebiegać na różnych płaszczyznach, nie musi koniecznie odbywać się w cztery oczy. Używanie pisma (np. przy sporządzaniu raportu) to też sztuka komunikacji, i tylko od nas zależy, czy będziemy posługiwać się znanymi nam symbolami w sposób wybitnie zrozumiały, czy też stworzymy coś bardzo mglistego z niejasnym przekazem. Koncentrując się jednak tylko na piśmie bądź swoim głosie, zapominamy, że nasze ciało wręcz krzyczy, przesyłając komunikaty tzw. mową ciała. Do tego należy zaliczyć:

-Gestykulację

- Kontakt wzrokowy

-Ton głosu

-Wygląd

-Wyraz twarzy

-Postawa

-Bliskość

-Ustawienie głowy

Jakie aspekty możemy zaliczyć do dobrej komunikacji? Będą to np. umiejętność słuchania swojego rozmówcy, umiejętność czytania i pisania ze zrozumieniem, nieunikanie i odpowiednie prowadzenie dyskusji i sporów, dobrze poprowadzone wystąpienia ustne i prezentacje, rozmowy ze swoimi pracownikami sam na sam, prowadzenie zebrań, stworzenie w firmie dobrej atmosfery i ułatwienie tym komunikacji w jej wnętrzu. Oprócz tego należy wiedzieć, jak poprowadzić zebrania i odprawy.

Co jest najważniejsze w przekazie werbalnym? Do najistotniejszych aspektów zalicza się jasność wypowiedzi, używanie zrozumiałych, codziennych zwrotów, mówienie z pamięci, kontakt wzrokowy utrzymywany ze swoim rozmówcą (a jeśli jest to przemówienie, to umieszczanie swojego spojrzenia na kilku wybranych osobach, z każdej strony sali), naturalność w zachowaniu i płynność w wymowie. Dobry mówca dobrze zna swój głos. Wie, kiedy zrobić pauzę, jaki ton głosu przyjąć aby wywołać zamierzony efekt (zdziwienie, podkreślenie konkretnego faktu, wywołanie wzruszenia). Naturalne zachowanie, spacerowanie po sali podczas mówienia może odprężyć słuchaczy, którzy skoncentrują się na słuchaniu i analizowaniu tego, co staramy się im przekazać. Jasność i klarowność wypowiedzi jest jednym z najważniejszych aspektów przemówienia. Skoncentrować jest się najlepiej na tym co trzeba powiedzieć, potem to co warto i to co można. W ostateczności z tych dwóch ostatnich można zrezygnować. Dzięki takiemu podzieleniu wypowiedzi uzyskuje się efekt zwięzłości, a słuchacze otrzymują pełny obraz tego, co chce się im przekazać. Aby jednak móc poprowadzić w taki sposób prezentację, należy się do niej przygotować. Ważna jest dokładna znajomość tematu o którym mamy mówić, odwiedzenie przynajmniej raz miejsca w którym będziemy przemawiać (o ile jest to oczywiście możliwe), przygotowanie wypowiedzi poprzez odpowiedzenie sobie na pytania zaczynające się od „kto”, „co”, „gdzie”, „kiedy”, „jak” oraz „dlaczego”.

Jeżeli jednak rozmawiamy z kimś na osobności, to oprócz samego klarownego przekazywania swoich myśli, ważne jest również umiejętne słuchanie. Każdy z nas ma wrażenie, że o ile słyszy to, co ktoś mówi, to wie jednocześnie o czym mówi. Jednak niekiedy może się zdarzyć, że bardziej koncentrujemy się tym, co sami mamy do powiedzenia i gdy tylko zdarzy się luka w wypowiedzi naszego rozmówcy, sami rozpoczynamy swoje przemówienie, czym jednocześnie spychamy na margines informacje przekazywane nam podczas rozmowy, a które jednak mogą okazać się dla nas przydatne. Słuchanie przypomina czytanie ze zrozumieniem – wymaga intelektualnego wysiłku, aby na bieżąco analizować sens wypowiedzi drugiej osoby. Aby jednocześnie zachęcić naszego rozmówcę do dalszego mówienia, należy dawać mu do zrozumienia, że cały czas słuchamy – zadawanie pytań adekwatnych do tematu wypowiedzi w sposób naturalny przedłuża tą wypowiedź i jednocześnie potwierdza fakt, że zaangażowaliśmy się w to, co ktoś ma nam do przekazania. Jest kilka kategorii pytań, jakie możemy zadać – pytania typu tak-nie, zamknięte, pytania otwarte, naprowadzające, sugerujące odpowiedź, podpowiadające, sondujące, odbijające, i na końcu pytania typu „co…, jeśli…?” . Oczywiście nie możemy z góry się przygotować pod tym kątem do rozmowy – użycie konkretnego typu pytania wymaga naszej intuicji – nie możemy używać pytań które mogą np. kogoś urazić.

Co natomiast mamy zrobić, jeśli jesteśmy pracownikiem który ma za zadanie stworzyć raport podsumowujący jakiś wyjątkowo skomplikowany projekt, w którym należy uwzględnić szczegółowe tabele, wykresy, etc.? Autor książki słusznie zauważa, że sztuka poprawnego formułowania myśli odnosi się jednakowo zarówno do przemawiania jak i do pisania – więc pisząc raport należy zadbać o kilka aspektów. Zadbać trzeba o przejrzystość tekstu – wszelkie tabele można umieścić w załączniku do raportu zamiast w środku tekstu. Zadbać należy też o treść, styl, ton, strukture i skład. Dlatego lepiej jest sobie wcześniej przygotować projekt tego, co chcemy napisać, w taki sposób, aby tekst był jasny, prosty, żywy zwięzły a jednocześnie w pełni wyczerpywał cały temat. Autor przygotował dla czytelnika garść porad, dzięki którym możemy ocenić jakość naszego raportu – są to między innymi:

·Wypisz najważniejsze punkty w postaci krótkich, zwięzłych paragrafów

·Zamieść szczegółowe dane w załączniku

·Na piśmie przedstaw tylko nagłówki i rozwiń je później ustnie

·Unikaj niejasnych, bełkotliwych sformułowań; w miarę możliwości używaj stylu dalekiego od formalnego

·Pamiętaj też, że zwięzłe sformułowanie treści sprzyja jasności myślenia

Są to porady które autor zaczerpnął od Churchilla, który znany był z tego, iż wymagał jasnych, prostych i klarownych raportów, zamiast takich, w których używano formalnego języka utrudniającego zrozumienie przekazu.Na podstawie zasady, że należy wyrażać się krótko i na temat, można ustalić kilka praktycznych zaleceń dotyczących używanego słownictwa. Wyrażenia, jakie mamy wybierać według autora:

·Raczej znane niż wyszukane

·Raczej konkretne niż abstrakcyjne

·Raczej nieskomplikowane niż wielowyrazowe

·Raczej krótkie niż długie

·Raczej rodzime niż pochodzenia obcego.

Dlaczego jest to tak ważne? Ludzie z którymi współpracujemy oczekują od nas, że będziemy im raczej pomagać w wykonaniu konkretnego zadania, niż im przeszkadzać czy raczej utrudniać wykonanie pracy. Tego samego przecież oczekujemy od innych osób z którymi współpracujemy w obszarze jednej firmy.Nasz pracodawca oczekuje efektywnej współpracy, a inna jest atmosfera w pracy gdy zespół wykonuje swoje zadania w zadowalający sposób.

Dochodzimy w tym momencie do zagadnienia dyskusji i sporów prowadzonych w oparciu o informacje dotyczące np. nowej transakcji. Dobrze poprowadzona dyskusja może przynieść wiele dobrego dla firmy – w czasie „burzy mózgów”, gdy każdy ma coś do powiedzenia, rodzą się nowe pomysły czy metody rozwiązania konkretnego problemu. Należy jednocześnie przestrzegać pewnych zasad w trakcie prowadzenia dyskusji – nie wolno np. stosować argumentacji opartej na analogiach, bo one wcześniej czy później zostaną obalone, lub sprowadzania wniosków do niedorzeczności. Jak pisze autor, przykładem tego ostatniego może być „przekonanie zarządu firmy, że mniejsze zatrudnienie oznacza niższe koszty, więc aby osiągnąć maksymalną efektywność, należałoby zwolnić wszystkich pracowników. Wyciąganie wniosków na podstawie sztywnej logiki często prowadzi do nonsensu.” Nie wolno również stosować argumentów ad person, czy argumentowanie że podjęcie decyzji jest niemożliwe.

VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0 (from 0 votes)

Napisane przez:

Jeden komentarz do “Komunikacja i prezentacja”

  1. 26/08/2010 o godz. 14:19, Artur Suchożebrski pisze:

    Przeglądając Państwa stronę internetową doszedłem do wniosku, że mogę wzmocnić Państwa doskonałą kadrę trenerską o swoją ” nieskromną” osobę. Chciałbym zaproponować Państwu swoje usługi w zakresie prowadzenia szkoleń. Moje wieloletnie doświadczenie zamieściłem na http://www.arss.pl lub prześlę Państwu na emaila zwrotnego po wstępnym zaakceptowaniu mojej propozycji. Pozdrawiam Artur S. Suchożebrski

    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Zostaw komentarz

XHTML: Możesz użyc następujących znaczników: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

RSS AVENHANSEN – Najbliższe szkolenia

  • Przetwarzanie danych osobowych pracowników - nowelizacja przepisów RODO i wytyczne UODO dla pracodawców
    Termin: 2019-11-22 - 2019-11-22. Każdy Pracodawca jest szczególnie narażony na daleko idące konsekwencje braku implementacji obowiązujących przepisów prawa pracy oraz ochrony danych, gdyż w działach HR, personalnych i kadrowych posiada on olbrzymie ilości danych swych pracownik&oac […]
  • Negocjacje w biznesie
    Termin: 2019-11-25 - 2019-11-26. Celem szkolenia jest dostarczenie uczestnikom praktycznych umiejętności w posługiwaniu się technikami negocjacyjnymi. Metody i techniki przekazywane przez trenera to sprawdzone w firmach biznesowych rozwiązania, dzięki którym uczestnicy rozwiną umiejętności negocjacji w rzeczywistych sytuacjach. Wdrożenie przez uczestników na […]
  • Finanse dla niefinansistów
    Termin: 2019-11-25 - 2019-11-26. Szkolenie pozwala zapoznać się z zagadnieniami z zakresu: finansowego celu zarządzania przedsiębiorstwem, wprowadzenia do analizy finansowej przedsiębiorstwa, elementów matematyki finansowej, szacowania wolnych przepływów pieniężnych, wprowadzenia do metod oceny projektów inwestycyjnych, wprowadzenia do szacowania stóp kosztu […]
  • Przywództwo w praktyce
    Termin: 2019-11-25 - 2019-11-26. Celem szkolenia jest praktyczne przećwiczenie aspektów związanych z efektywnym zarządzaniem zespołem. Podczas szkolenia poruszane będą zagadnienia związane z budowaniem autorytetu, zadaniami lidera, zarządzaniem ludźmi, motywow […]
  • Prezentacje i wystąpienia publiczne w sytuacjach zawodowych
    Termin: 2019-11-26 - 2019-11-27. Wystąpienia publiczne, czyli np. spotkania przed Zarządem, zebrania, konferencje czy prezentacje handlowe to bardzo ważna umiejętność zawodowa przydatna w większości zawodów i stanowiskach w biznesie i administracji publicznej. Przygotowanie wystąpienia w taki sposób, aby było inspirujące, ciekawe i skupiało uwagę słuchaczy t […]
  • Prawo celne w praktyce
    Termin: 2019-11-26 - 2019-11-26. Celem szkolenia jest dostarczenie uczestnikom teoretycznej i praktycznej wiedzy z zakresu prawa celnego, która jest niezbędna do prawidłowej realizacji międzynarodowego obrotu towarowego. Tematyka szkolenia ma na celu przybliżyć i usystematyzować wiedzę niezbędną do prawidłowej i efektywnej obsługi celnej towarów, z uwzględni […]
  • Prawo autorskie w praktyce
    Termin: 2019-11-28 - 2019-11-29. Cel szkolenia: Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z obszerną nowelizacją prawa autorskiego, w szczeg&oacu […]
  • Archiwizacja dokumentacji
    Termin: 2019-11-28 - 2019-11-28. Cel szkolenia: Nabycie umiejętności praktycznych archiwizacji akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego i archiwum państwowego Stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych w Podmiocie Uniknięcie odpowiedzialności za niewłaściwe postępowanie z dokumentem Urzędowym zarówno papierowym jak i elektronic […]
  • Nowoczesne formy marketingu
    Termin: 2019-11-28 - 2019-11-29. Szkolenie z nowoczesnych form marketingu maprzede wszystkimna celu przedstawienie uczestnikom alternatywnych metod i narzędzi marketingowych, dzięki którym podniosą efektywność dotarcia do odbiorców bez dużych […]
  • FIDIC - praktyczne metody zastosowania przy realizacji projektów
    Termin: 2019-11-28 - 2019-11-29. Uczestnicy szkolenia zdobędą wiedzę w zakresie ogólnych i szczegółowych przepisów warunków kontraktowych FIDIC. Szkolenie ma za zadanie przygotować osoby uczestniczące w procesie inwestycyjnym (projektowanie, realizacja, nadzór) do realizowania go zgodnie z wymaganiami międzynarodowymi. Warunki kontraktowe FIDIC są podstawą d […]

Szkolenia otwarte

Szkolenia w miejscowości:

Kraków

Warszawa

Poznań

Wrocław

Zakopane


Artykuły

qrcode