Komunikacja i prezentacja

Wśród osób zajmujących najwyższe stanowiska w hierarchii pracowników, od których zależy przygotowanie planu pracy, rozdzielenie jej pośród swoich pracowników i ustalenie które osoby biorą na siebie większą odpowiedzialność oczekuje się, że będą posiadały umiejętność komunikacji na wysokim poziomie. Dlaczego właśnie komunikacja może być najważniejszym czynnikiem decydującym np. o środowisku pracy lub jakości przekazywanych informacji w obrębie danej firmy? Sztuka prawidłowego komunikowania się z innymi ludźmi, poparta szczerym i rzetelnym nakładem pracy oraz umiejętnie prowadzone rozmowy czy też dobrze zorganizowane spotkania przed czy po pracy, mające za zadanie nakreślić pracownikom jaką pracą będzie się nasz zespół zajmował, potrafią zmotywować podlegające nam osoby do wzmożonego wysiłku np. nad projektem którym się zajmują. Książka „Komunikacja i prezentacje według Johna Adaira” przedstawia najważniejsze punkty prawidłowo przeprowadzonej konwersacji zarówno na płaszczyźnie pisma, rozmowy w cztery oczy czy też telefonicznej.

Komunikacja to „proces wymiany znaczeń między ludźmi za pośrednictwem wspólnego zestawu symboli (np. języka).” Komunikacja pomiędzy poszczególnymi osobami może przebiegać na różnych płaszczyznach, nie musi koniecznie odbywać się w cztery oczy. Używanie pisma (np. przy sporządzaniu raportu) to też sztuka komunikacji, i tylko od nas zależy, czy będziemy posługiwać się znanymi nam symbolami w sposób wybitnie zrozumiały, czy też stworzymy coś bardzo mglistego z niejasnym przekazem. Koncentrując się jednak tylko na piśmie bądź swoim głosie, zapominamy, że nasze ciało wręcz krzyczy, przesyłając komunikaty tzw. mową ciała. Do tego należy zaliczyć:

-Gestykulację

- Kontakt wzrokowy

-Ton głosu

-Wygląd

-Wyraz twarzy

-Postawa

-Bliskość

-Ustawienie głowy

Jakie aspekty możemy zaliczyć do dobrej komunikacji? Będą to np. umiejętność słuchania swojego rozmówcy, umiejętność czytania i pisania ze zrozumieniem, nieunikanie i odpowiednie prowadzenie dyskusji i sporów, dobrze poprowadzone wystąpienia ustne i prezentacje, rozmowy ze swoimi pracownikami sam na sam, prowadzenie zebrań, stworzenie w firmie dobrej atmosfery i ułatwienie tym komunikacji w jej wnętrzu. Oprócz tego należy wiedzieć, jak poprowadzić zebrania i odprawy.

Co jest najważniejsze w przekazie werbalnym? Do najistotniejszych aspektów zalicza się jasność wypowiedzi, używanie zrozumiałych, codziennych zwrotów, mówienie z pamięci, kontakt wzrokowy utrzymywany ze swoim rozmówcą (a jeśli jest to przemówienie, to umieszczanie swojego spojrzenia na kilku wybranych osobach, z każdej strony sali), naturalność w zachowaniu i płynność w wymowie. Dobry mówca dobrze zna swój głos. Wie, kiedy zrobić pauzę, jaki ton głosu przyjąć aby wywołać zamierzony efekt (zdziwienie, podkreślenie konkretnego faktu, wywołanie wzruszenia). Naturalne zachowanie, spacerowanie po sali podczas mówienia może odprężyć słuchaczy, którzy skoncentrują się na słuchaniu i analizowaniu tego, co staramy się im przekazać. Jasność i klarowność wypowiedzi jest jednym z najważniejszych aspektów przemówienia. Skoncentrować jest się najlepiej na tym co trzeba powiedzieć, potem to co warto i to co można. W ostateczności z tych dwóch ostatnich można zrezygnować. Dzięki takiemu podzieleniu wypowiedzi uzyskuje się efekt zwięzłości, a słuchacze otrzymują pełny obraz tego, co chce się im przekazać. Aby jednak móc poprowadzić w taki sposób prezentację, należy się do niej przygotować. Ważna jest dokładna znajomość tematu o którym mamy mówić, odwiedzenie przynajmniej raz miejsca w którym będziemy przemawiać (o ile jest to oczywiście możliwe), przygotowanie wypowiedzi poprzez odpowiedzenie sobie na pytania zaczynające się od „kto”, „co”, „gdzie”, „kiedy”, „jak” oraz „dlaczego”.

Jeżeli jednak rozmawiamy z kimś na osobności, to oprócz samego klarownego przekazywania swoich myśli, ważne jest również umiejętne słuchanie. Każdy z nas ma wrażenie, że o ile słyszy to, co ktoś mówi, to wie jednocześnie o czym mówi. Jednak niekiedy może się zdarzyć, że bardziej koncentrujemy się tym, co sami mamy do powiedzenia i gdy tylko zdarzy się luka w wypowiedzi naszego rozmówcy, sami rozpoczynamy swoje przemówienie, czym jednocześnie spychamy na margines informacje przekazywane nam podczas rozmowy, a które jednak mogą okazać się dla nas przydatne. Słuchanie przypomina czytanie ze zrozumieniem – wymaga intelektualnego wysiłku, aby na bieżąco analizować sens wypowiedzi drugiej osoby. Aby jednocześnie zachęcić naszego rozmówcę do dalszego mówienia, należy dawać mu do zrozumienia, że cały czas słuchamy – zadawanie pytań adekwatnych do tematu wypowiedzi w sposób naturalny przedłuża tą wypowiedź i jednocześnie potwierdza fakt, że zaangażowaliśmy się w to, co ktoś ma nam do przekazania. Jest kilka kategorii pytań, jakie możemy zadać – pytania typu tak-nie, zamknięte, pytania otwarte, naprowadzające, sugerujące odpowiedź, podpowiadające, sondujące, odbijające, i na końcu pytania typu „co…, jeśli…?” . Oczywiście nie możemy z góry się przygotować pod tym kątem do rozmowy – użycie konkretnego typu pytania wymaga naszej intuicji – nie możemy używać pytań które mogą np. kogoś urazić.

Co natomiast mamy zrobić, jeśli jesteśmy pracownikiem który ma za zadanie stworzyć raport podsumowujący jakiś wyjątkowo skomplikowany projekt, w którym należy uwzględnić szczegółowe tabele, wykresy, etc.? Autor książki słusznie zauważa, że sztuka poprawnego formułowania myśli odnosi się jednakowo zarówno do przemawiania jak i do pisania – więc pisząc raport należy zadbać o kilka aspektów. Zadbać trzeba o przejrzystość tekstu – wszelkie tabele można umieścić w załączniku do raportu zamiast w środku tekstu. Zadbać należy też o treść, styl, ton, strukture i skład. Dlatego lepiej jest sobie wcześniej przygotować projekt tego, co chcemy napisać, w taki sposób, aby tekst był jasny, prosty, żywy zwięzły a jednocześnie w pełni wyczerpywał cały temat. Autor przygotował dla czytelnika garść porad, dzięki którym możemy ocenić jakość naszego raportu – są to między innymi:

·Wypisz najważniejsze punkty w postaci krótkich, zwięzłych paragrafów

·Zamieść szczegółowe dane w załączniku

·Na piśmie przedstaw tylko nagłówki i rozwiń je później ustnie

·Unikaj niejasnych, bełkotliwych sformułowań; w miarę możliwości używaj stylu dalekiego od formalnego

·Pamiętaj też, że zwięzłe sformułowanie treści sprzyja jasności myślenia

Są to porady które autor zaczerpnął od Churchilla, który znany był z tego, iż wymagał jasnych, prostych i klarownych raportów, zamiast takich, w których używano formalnego języka utrudniającego zrozumienie przekazu.Na podstawie zasady, że należy wyrażać się krótko i na temat, można ustalić kilka praktycznych zaleceń dotyczących używanego słownictwa. Wyrażenia, jakie mamy wybierać według autora:

·Raczej znane niż wyszukane

·Raczej konkretne niż abstrakcyjne

·Raczej nieskomplikowane niż wielowyrazowe

·Raczej krótkie niż długie

·Raczej rodzime niż pochodzenia obcego.

Dlaczego jest to tak ważne? Ludzie z którymi współpracujemy oczekują od nas, że będziemy im raczej pomagać w wykonaniu konkretnego zadania, niż im przeszkadzać czy raczej utrudniać wykonanie pracy. Tego samego przecież oczekujemy od innych osób z którymi współpracujemy w obszarze jednej firmy.Nasz pracodawca oczekuje efektywnej współpracy, a inna jest atmosfera w pracy gdy zespół wykonuje swoje zadania w zadowalający sposób.

Dochodzimy w tym momencie do zagadnienia dyskusji i sporów prowadzonych w oparciu o informacje dotyczące np. nowej transakcji. Dobrze poprowadzona dyskusja może przynieść wiele dobrego dla firmy – w czasie „burzy mózgów”, gdy każdy ma coś do powiedzenia, rodzą się nowe pomysły czy metody rozwiązania konkretnego problemu. Należy jednocześnie przestrzegać pewnych zasad w trakcie prowadzenia dyskusji – nie wolno np. stosować argumentacji opartej na analogiach, bo one wcześniej czy później zostaną obalone, lub sprowadzania wniosków do niedorzeczności. Jak pisze autor, przykładem tego ostatniego może być „przekonanie zarządu firmy, że mniejsze zatrudnienie oznacza niższe koszty, więc aby osiągnąć maksymalną efektywność, należałoby zwolnić wszystkich pracowników. Wyciąganie wniosków na podstawie sztywnej logiki często prowadzi do nonsensu.” Nie wolno również stosować argumentów ad person, czy argumentowanie że podjęcie decyzji jest niemożliwe.

VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)
VN:F [1.9.10_1130]
Rating: 0 (from 0 votes)

Napisane przez:

Jeden komentarz do “Komunikacja i prezentacja”

  1. 26/08/2010 o godz. 14:19, Artur Suchożebrski pisze:

    Przeglądając Państwa stronę internetową doszedłem do wniosku, że mogę wzmocnić Państwa doskonałą kadrę trenerską o swoją ” nieskromną” osobę. Chciałbym zaproponować Państwu swoje usługi w zakresie prowadzenia szkoleń. Moje wieloletnie doświadczenie zamieściłem na http://www.arss.pl lub prześlę Państwu na emaila zwrotnego po wstępnym zaakceptowaniu mojej propozycji. Pozdrawiam Artur S. Suchożebrski

    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.10_1130]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Zostaw komentarz

XHTML: Możesz użyc następujących znaczników: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

RSS AVENHANSEN – Najbliższe szkolenia

  • Profesjonalna obsługa trudnego klienta
    Termin: 2018-11-22 - 2018-11-23Do udziału w szkoleniu zapraszamy osoby zainteresowane doskonaleniem praktycznych umiejętności związanych z profesjonalną obsługą trudnego klienta. Szkolenie prowadzone będzie technikami aktywnymi w formie warsztatu. Uczestnicy będą angażowani przez trenera do realizacji ćwiczeń, tak aby po zakończeniu szkolenia mieli gotowe po […]
  • Zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności
    Termin: 2018-11-22 - 2018-11-23Szkolenie przygotowane zostało w formie warsztatów aktywizujących uczestników, dzięki czemu będą oni mieli szansę praktycznego ćwiczenia zdobytej wiedzy. Po szkoleniu uczestnicy będą: znali podstawowe zasady zarządzania czasem potrafili ustalić priorytety zgodnie z przedstawionymi zasadami potrafili efektywnie zaplanować szereg […]
  • Nowoczesne formy marketingu
    Termin: 2018-11-26 - 2018-11-27Szkolenie z nowoczesnych form marketingu ma, przede wszystkim, na celu przedstawienie uczestnikom alternatywnych metod i narzędzi marketingowych, dzięki którym podniosą efektywność dotarcia do odbiorców bez dużych nakładów finansowych. Do udziału w szkoleniu zapraszamy pracowników działów marketingu zainteresowanych uzyskaniem […]
  • Zarządzanie szkoleniami i rozwojem pracowników - czyli trening mistrzów rozwoju
    Termin: 2018-11-27 - 2018-11-27 Czy szkolenia są ważne na rozwoju zasobów ludzkich we współczesnym przedsiębiorstwie? Do czego służy RAPS (badanie potrzeb szkoleniowych) i dlaczego warto je przeprowadzać planując szkolenia? Jakie konsekwencje może wywołać organizacja tzw. szkoleń „bez celu”? Jakimi metodami można badać efektywność szkoleń? Co zrobić, by wied […]
  • Umowy handlowe w praktyce
    Termin: 2018-11-27 - 2018-11-28Korzyści dla uczestników szkolenia: uzyskanie specjalistycznej wiedzy w zakresie konstruowania umów gospodarczych pozyskanie umiejętności poprawnego kształtowania treści umów ze szczególnym uwzględnieniem elementów zabezpieczających wykonanie zobowiązania […]
  • Negocjacyjne wywieranie wpływu
    Termin: 2018-11-28 - 2018-11-29Cel szkolenia: Wzmocnienie i przygotowanie pracowników do samodzielnego i efektywnego prowadzenia negocjacji ze szczególnym uwzględnieniem negocjacyjnego wywierania wpływu. K […]
  • Rekrutacja i selekcja w nowoczesnej organizacji
    Termin: 2018-11-28 - 2018-11-28Skuteczna rekrutacja w dzisiejszych czasach oznacza wybór lojalnego, kompetentnego i efektywnego pracownika, który zwiąże się z firmą na kilka lat. Taka sytuacja wymusza na osobach zajmujących się rekrutacją pracowników oraz na wyspecjalizowanych firmach poszukiwanie nowych źródeł pozyskiwania pracowników, rozwijania umiejętnoś […]
  • Prawo własności intelektualnej w praktyce
    Termin: 2018-11-29 - 2018-11-30Korzyści dla uczestników szkolenia: Zdobycie podstawowej wiedzy niezbędnej w zakresie prowadzenia e-biznesu czy „istnienia” w Internecie. Poznanie możliwości zastosowania Internetu w działalności gospodarczej bez ryzyka ponoszenia odpowiedzialności za naruszenie praw innych osób. Bogate materiały szkoleniowe, […]
  • Skuteczne negocjacje handlowe
    Termin: 2018-11-29 - 2018-11-30Korzyści dla uczestników: Na szkoleniu uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą całego procesu negocjacji, struktury negocjacji, różnych stylów negocjowania, technik negocjacyjnych. Nabędą umiejętności związane z: przygotowaniem do negocjacji reakcją na techniki negocjacyjne, świadomym korzystaniem z umiejętności komunikacyjnych w […]
  • Profesjonalna obsługa reklamacji w firmie
    Termin: 2018-12-03 - 2018-12-04Do udziału w szkoleniu zapraszamy osoby zainteresowane doskonaleniem praktycznych umiejętności związanych z profesjonalną obsługą reklamacji w firmie. Korzyści dla uczestników szkolenia: Zdobycie i utrwalenie wiedzy z zakresu: Zasad skutecznej komunikacji z klientem w sytuacjach kłopotliwych Elementów psychologii zachowań klien […]

Szkolenia otwarte

Szkolenia w miejscowości:

Kraków

Warszawa

Poznań

Wrocław

Zakopane


Artykuły

qrcode